業務改善とは何をどう改善するのでしょうか?

 2020.04.02  ビジネスプロセス変革ポータル編集部

業務改善はトップダウンで行われることが多く、「業務改善をやれ!」と社長や経営陣に指示されて動き出します。

そこで今回は「そもそも業務改善とは?」ということについて考えていきます。

どうして業務を改善するのか?

業務は日々遂行されます。
それは業務手順に従って遂行されていると考えられます。 

その業務手順は最適ですか? と問われたら
「はい、最適です!」と答える人は少ないでしょう。
もちろん、調べたわけではないが最適だ、と思い込んで実施している人もいると思います。

このようにそもそも業務の担当者は、必ずしも問題意識を持って仕事をしているとは限りません。

何か問題は無いかとヒアリングをすると、出てくるのは愚痴の嵐
「課長の指示の仕方が悪いんだよ」
「取引先の担当者の話し方が腹が立つ」
挙句の果てには、「隣の部署の声がうるさい」などなど。

ところがこんな例をよく見かけます。

伝票を手で起票してそれを入力する。
「どうして直接入力しないでわざわざ起票しているのですか?」と聞いたら、
「そのように引き継いだから」と返ってくる。
あとで調べたら、その伝票はシステムが導入される前の業務の名残で、
特に何の証憑にもなっていなかった。

これは正に無駄な業務です。
だからこそ問題に気付き改善する必要があるのです。

何を改善するのか?

この伝票の例のように、会社の中には改善されるべき業務がたくさんあります。
改善されるべき業務が無いなんてことは絶対に無いのです。 

なぜならば、仮に完璧に業務改善を行ったとしても、
改善された状態を維持することが困難だからです。

また、組織変更や人事異動などの内部事情による非効率化や取引先が増えたとか、
取引条件が変わったなどの外部事情でもさらなる改善が必要になるシーンはあるはずです。

そこで、業務を改善する3つのポイントをあげます。

1.今の業務はどうやったらもっと効率化できるか

2.今の業務はどうやったら簡素化できるか
  業務改善と言えばどうしても効率化の話になりますが、
  実は、簡素化も重要なポイントです。

3.今の業務はやらなければならないのか
  業務を止める、集約する、他の人にやってもらう、
  または外部に委託するなど、そんなポイントも必要です。

まとめ

業務は常に何らかの問題が潜んでいるものです。
ただ単に業務を遂行するだけでは気づかないかもしれません。
もしかしたら、業務を引き継いだ当初は「何か効率が悪いなあ」と思っても、
だんだんと気にならなくなってしまっているのかもしれません。 

より効率的に、より簡単に、そもそもこんなことは必要なの?
そんなことを考えれば改善すべき業務が思い当たるような気がしませんか?

業務改善プロジェクトを成功に導くために あなたが気にするべき7つのポイント

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