役立つ業務可視化ツール「BPEC」のご紹介

 2018.05.18  ビジネスプロセス改革推進室

皆さんは「BPEC(ビーペック)」という業務可視化ツールをご存知でしょうか?これは「株式会社BPデザイナーズが確立した業務改善手法の一つで「Business Prosess Engineerring Cycle」の略です。つまり業務プロセス(Business Process)を設計(Engineerring)し、継続的(Cycle)に改善を加えていくための手法になります。

今までの業務改善はというとまず業務可視化のためのヒアリングに時間を取られたり業務抽出に漏れが出やすかったりと様々な問題を抱えていました。BPECはそうした問題を解消しつつ継続的な業務改善を支援する革新的手法です。

今回はこのBPECについてご紹介します。現在の業務改善がなかなか上手くいかないという方が、この機会にBPECについてぜひ知ってください。

BPデザイナーズってどんな会社?

BPECを確立したBPデザイナーズという会社は2002年6月に設立され、15年以上にわたって企業の業務改善を支援し続けています。同社が長年蓄積したノウハウを詰め込んだ業務可視化ツールがBPECです。BPECが開発されたのは2011年のことで、2015年時点では導入企業が約130社に達しています。

製造業や金融機関、IT企業や教育機関など業種を問わず取引をしていることからBPECが如何に汎用的かつ様々な業務改善にマッチするツールかが伺えます。

株式会社BPデザイナーズ

BPECのメリットとは

従来の業務改善手法の流れは主に次の通りです。

≪従来の業務改善手法≫

  1. 現状把握のため各部門にてヒアリングを行い業務を抽出(棚卸し)する
  2. 実測法や実績記入法などの方法で従業員各人の業務量を把握する
  3. 業務と業務の繋がりを明確にするため業務フロー図を作成する
  4. 業務分析を始めて問題を顕在化する
  5. 顕在化した問題の中で優先的に解決すべきものの原因を追及する
  6. 問題に応じて業務改善計画を立てる
  7. 計画を実行して業務改善を遂行する

このような業務改善手法には様々な問題があります。まず業務抽出のためのヒアリングや業務量調査に膨大な時間がかかるということです。こうしたステップでは部門関係者の協力が不可欠であり、十分な時間を取ってヒアリング・調査することが大切です。しかし部門関係者も本来業務に忙しいため、ヒアリングや調査のための時間を確保することが難しくなります。各部門関係者のスケジュールを調整しても、業務抽出や業務量把握が完了するまで1か月以上かかることも少なくありません。せっかく整理した情報も抜け漏れが発生する可能性があるのでその対応に余計な時間がかかります。

業務フロー図や業務量調査表を作成する際は定型化された表記法が無いため、関係者ごとに業務レベルがバラバラだったり業務フローが曖昧になるという問題もあるでしょう。その結果、業務改善に不要なフローを作成してしまったりと二次的な問題も発生します。

重量の業務改善手法は一見して効率良く業務改善を進めているようで実は無駄だらけなのです。一番問題なのは、業務改善効果がほとんど表れていないのに「やった気になる」ことでしょう。これでは何のための業務改善だったのかすら分からなくなってしまいます。

では、BPECを活用した業務改善にはどのようなメリットがあるのでしょうか?

≪BPECを活用するメリット≫

  • 業務改善担当者や部門関係者の負担が少なく日常業務に支障が出ない
  • 業務抽出や業務量調査で抜け漏れが無く正確な業務改善を進められる
  • 業務レベルや業務フローの表記法が定型化されているため明確なシートが完成する
  • 従来の3分の1の労力で業務フローを作成できる
  • 効率良く業務改善計画を立てかつ効果の高い施策を展開できる
  • 定量的な分析で業務改善の費用対効果がハッキリ分かる

具体的な手法については後述しますがBPECには以上のようなたくさんのメリットがあります。いずれも従来の業務改善手法にあった問題を解消し、より効果の高い業務改善を目指すことができるでしょう。

BPECの業務改善プロセス

ここまでの解説で「BPECは結局手法なの?ツールなの?」という疑問を解消できていない方も多いでしょう。その回答は「手法でありツールでもある」です。BPECはBPデザイナーズが確立した業務改善手法であり、それを落とし込んだツールもまたBPECと呼ばれます。BPECを取り入れる際はツールを活用しつつ、革新的な業務改善手法の導入を支援されることで社内でも活用できるようトレーニングします。

ここで、BPECの業務改善プロセスについて解説します。

プロセス①業務抽出

BPECの業務抽出は部門関係者にヒアリングするのではなく業種ごとに用意されているテンプレートを活用し、業務抽出を実施していきます。そのため今まで業務抽出にかかっていた時間を大幅に短縮できます。

プロセス②業務分析

抽出した業務内容をもとに、多数の実績をもとに定型化された負荷・スキル・属人業務・コスト分析を実施し、短時間で業務量調査などを行い網羅的に業務に存在する問題を把握します。

プロセス③業務フロー作成

業務分析の結果をもとに問題のある業務プロセスをさらに分析し問題を明確化していきます。さらに引継法と呼ばれるヒアリング手法を用いることでフロー作成にかかる負荷を軽減します。

プロセス④業務改善計画

業務フロー作成による全体最適と部分業務単位による部分最適の2段階検証によって、費用対効果の高い業務改善計画をスピーディに立案します。

プロセス⑤業務改善展開

立案した業務改善案を展開していきます。BPECの引継法で作成した業務プロセスは業務マニュアルとして全社展開が可能です。帳票やシステムにリンクし、業務引継や新入社員教育にも活用できます。

プロセス⑥効果検証

一定の業務改善が遂行された段階で検証が入ります。現段階での問題点を改めて抽出してさらなる業務改善へと繋げていきます。

プロセス⑦新たな業務改善計画

効果検証の結果をもとに新たな業務改善計画を立案し、継続的な改善を図っていきます。

以上がBPECの業務改善プロセスです。各プロセスではツールを活用して業務改善にかかる労力を軽減しつつ、迅速かつ効果の高い業務改善施策を打ち出し展開していきます。従来の業務改善手法に比べると圧倒的低負担・低コスト・短期間で業務改善を実行できるでしょう。もちろん、実行するだけでなく成功するためのノウハウも詰められているので、今まで業務改善に成功したことが無いという企業でも効果の高い業務改善が期待できます。

BPECを活用して業務改善を成功させよう

これから業務改善に取り組む、あるいは取り組みが失敗した次に何を行えばよいのか分からないという方はこの機会にBPECのメリットやプロセスに着目してみてください。BPECのポイントは業務改善が継続的に進むという点です。業務改善を単一のイベントにするのではなく、組織全体で継続的に取り組むものとして昇華させることで、業務全体が最適化されていきます。そうすれば生産性が飛躍し、従業員はコア業務に集中してさらに高い付加価値を生み出すことができるでしょう。

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