「業務見える化」に役立つツール6選

業務改善の最初の一歩として欠かせないことが業務の見える化です。まずは現状把握ということで、業務プロセスを目に見えてハッキリとさせたり従業員ごとの負荷や業務レベルとを明確にします。そうした業務見える化にはツールが欠かせません。ツールを活用することで効率良く業務見える化を進め効果の高い業務改善を目指すことができます。

今回はそんな業務見える化に役立つツール5選と、新しい業務改善手法のBPECについてご紹介します。

業務見える化ツール6選

①業務フロー図

業務フロー図は線や図形を用いて業務の流れを明確にするためのツールです。一般的には社内で表記法を確立し業務フロー図を作成します。主な表記法は次のようなものです。

≪業務の開始と終了≫

業務がどこから始まりどこで終わるのかを表す図形です。主に四角形を用いて表し、終了は二重線を表します。

業務の開始と終了

≪業務の行動と処理≫

業務に発生する特定の行動と処理を表す図形です。主に角がとがった四角形を使用します。

行動と処理

業務フロー図を作成するにあたってBPMN(ビジネスプロセスマネジメント表記)という表記法を活用する場合もあります。BPMNは世界標準としてISOに認定されているので、共通ルールのもと業務フロー図を作成できるというメリットがあります。

②業務体系表

業務を大分類と中分類、時には小分類まで分けて体系的にまとめるためのツールです。業務タイプが固定か変動に分けることで売上直結する業務なのか否かを判断する際にも活用できます。

≪業務体系表の一例≫

業務体系				業務タイプ	備考
大分類		中分類
1	清掃	1.1	売り場清掃	固定	1日3回実施
		1.2	バックヤード清掃	固定	1日2回実施
2	レジ	2.1	レジ清算	変動
		2.2	レジ備品補充	固定
3	商品補充	3.1	商品荷受	固定	特定の時間
		3.2	商品陳列	変動

参考：株式会社日本能率コンサルティング「計画的な業務割当による人時生産性向上」

小分類まで分けると業務内容をさらに詳しく記載できます。

③業務量調査表

従業員ごとの業務量を調査することで各人の負担やバランスを把握できるツールです。主に実測法、実績記入法、推定比率法、合成法という手法があります。

実測法…観測者が実際の業務を見ながら業務量を記入していく
実績記入法…従業員に各作業にかかった時間を実績として記入してもらう
推定比率法…業務に関係する従業員や責任者が1日の全体業務時間から逆算して業務量を推定する
合成法…多数の観測結果から特定の業務にかかる業務量を予測し平均値を出す

特定の人物に業務負担が集中している状況では生産性が一向に向上しません。ですので業務負担を平準化し、属人化している業務を排除することが大切です。

④作業手順書

作業手順書は業務を作業ごとに分類して細かく整理するためのツールです。作業内容を細かく把握できるので小さい問題点も見逃しません。

≪作業手順書の一例≫

業務名：3.2 商品陳列
作業手順		使用ツール	現状の問題点	改善策
①	売場の欠品を探す		すぐに欠品しているものを見つけられない
②	欠品数をチェックする	チェックリスト	欠品数を把握するのに時間がかかる	定数を表示する
③	①②を繰り返す		同じ場所を何度も通る	順序を決める
④	倉庫へ移動する
⑤	台車を取ってくる	台車	台車の保管場所が遠い	保管場所を変更する
⑥	補充商品を探す	脚立	商品の場所を探している	商品保管場所を表示する
⑦	開梱する	カッター	ゴミ捨て場が遠い	ゴミ捨て場とルールを作る
⑧	必要な数を整える
⑨	補充商品を台車に積む	台車・脚立	積み方が悪く、崩れたりする	積み方を改善する

大きな業務改善は出来ないかもしれませんが、小さい業務改善をコツコツ重ねていくことで高い改善効果を得られます。

⑤ガントチャート

ガントチャートとは大規模なプロジェクトから個人の日常業務まで、その進捗を見える化するためのツールです。縦軸のツリー構造部分にはタスクや担当者などを記載し、横軸のチャートには日、週、期、年などプロジェクトや業務の規模によって期間を設定します。こうして各タスクの完了や遅延を記入していくことで、進捗具合を一目で確認するためのものです。ガントチャートは「進捗を確認する」という上では優れたツールですが、現状把握として使えるものではありません。ですので、業務改善が計画通り進んでいるかの進捗を確認するために活用しましょう。

⑥かんばんボード

かんばんボードは「TODO(タスク)」「DOING(実行中)」「DONE(完了)」という3つの状態でタスク管理するためのツールです。例えばホワイトボードを3カラムに分けて左側をTODO、中央をDOING、右側をDONEにします。まずは一つひとつのタスクを付箋に書いたものをどんどんTODOに張り付けていき、各タスクを実行する際は該当する付箋をDOINGに移動します。実行中のタスクが完了すれば次はDONEに移動しましょう。こうすることで、どのタスクが実行前で何を実行しているのか、何が完了しているのかを瞬時に把握できます。かんばんボードはガントチャート同様に現在のタスクを見える化するためのツールなので、業務改善施策を展開する際のタスク管理として活用しましょう。

革新的な業務改善手法「BPEC」とは

ここまでご紹介した業務見える化ツールに対し、より高度かつ革新的な業務改善手法である「BPEC(Business Prosess Engineerring Cycle)」をご存知でしょうか？これは株式会社BPデザイナーズが2011年に手法を確立しシステムとして開発したものです。BPECを活用することで業務改善において次のようなメリットがあります。

≪BPECを活用するメリット≫

業務改善担当者や部門関係者の負担が少なく日常業務に支障が出ない
業務抽出や業務量調査で抜け漏れが無く正確な業務改善を進められる
業務レベルや業務フローの表記法が定型化されているため明確なシートが完成する
従来の3分の1の労力で業務フローを作成できる
効率良く業務改善計画を立てかつ効果の高い施策を展開できる
定量的な分析で業務改善の費用対効果がハッキリ分かる

業務改善に関するツールは多数存在しますが、いずれも業務抽出など最初の段階で手間と時間がかかり費用対効果が下がってしまう傾向にあります。一方BPECには業種ごとの業務テンプレートが用意されているので、業務抽出や業務量調査などの分析業務は非常に迅速です。業務に隠れる問題抽出や改善施策の立案なども支援するので、短いサイクルで継続的な業務改善を実施することができます。

BPECについてより詳しく知りたいという方は「業務見える化手法BPEC」にて資料をダウンロードし、その概要を知っていただきたいと思います。

日本では現在、国をあげて「働き方改革」が推進しています。しかし改革と呼べるほど絶大な改善効果を享受した企業はまだ少ないでしょう。働き方改革、業務改善、生産性向上など組織を一つ上のレベルに引き上げたいと考えている方は、この機会にBPECの活用をぜひご検討ください。