テレワークにも効く!DX実践事例

 2020.06.08  ビジネスプロセス変革ポータル編集部

前回、『BCPには業務の「見える化」と「改善」で備えよ!』と題し、万が一の災害時などに備えた業務改善の重要性についてお伝えしました。その後、2ヶ月ほどが経過しましたが依然として新型コロナウイルス拡大による非常事態宣言が一部解除されていないような状況です。

前回の記事以降、在宅勤務(テレワーク)の実施が進んだ企業も少なくないようですが、一方でいまだに実践できていない・整備が進まない企業もあることでしょう。単にテレワークの仕組みだけでは解決できない課題(たとえば労務管理をどうするか)が、テレワーク推進を妨げている主な要因の1つになっていると言われています。

今回はテレワークの推進にも寄与するITを活用した業務効率化(DX)の事例をご紹介いたします。

デジタルトランスフォーメーション(DX)の定義とは?

最近、多くのメディアで「今さら聞けないDX・・・」的なテーマが取り上げられているケースをよく見かけるのですが、改めてその定義について簡単に確認しておきます。

Wikipediaによると、『デジタルトランスフォーメーション(DX)とは、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という概念であり、ビジネス用語としては定義・解釈が多義的ではあるものの、おおむね「企業がテクノロジーを利用して事業の業績や対象範囲を根底から変化させる」という意味合いで用いられる。』とあります。

上記の定義からは、特に後半部分を見ると何やらとても難しそうなイメージがあり、企業の中でDXを進める上でハードルが高そうな印象を持たれる方も多いのではないでしょうか?

逆に、定義の前半部分には、ITの浸透により人々の生活が良い方向に変化する、とあることから、これを企業にあてはめれば社員の業務をより良くすること、と考えればそれほど大仰に考えなくても良いように思えます。

簡単に実施できるDX実践例

そこで、ここでは筆者が所属する会社でのシンプルなDXへの取り組み事例をご紹介します。前述した通り、DXの定義が社員の就業をより良くすること、ですのでITの利活用によって解決できる課題の設定もあまり難しく捉える必要はないのではないかと考えています。尚、ご紹介する内容はテレワーク環境とも大変相性の良い取り組みであるため、是非参考にしていただければと思います。

弊社におけるDX実践のテーマは「就業管理」に関するものであり、つい3年ほど前まで抱えていた問題を、よくあるITツールの導入により解決を図ったものになります。

【背景】

弊社は現在社員が120名ほどのITコンサルティング会社ですが、設立から3年ほどで社員数が数人から50人以上に急増したため、就業管理を中心としたバックオフィス業務の効率化が大きな課題となっていました。

特に、現場で業務を行うコンサルタントはクライアント企業に常駐しながら仕事を行っていたため、日々の出退勤報告や月末の締め処理などを本社側でコントロールしにくく、バックオフィスとコンサルタントともに手作業での処理によって時間と手間が掛かり大きな問題となっていました。

【問題点】

上記の背景から各コンサルタントやバックオフィスでは下記の作業に多くの時間と手間が発生しており、解決すべき問題と捉えていました。

  • 毎日の出退勤情報は、各自コンサルタントがExcel表による管理を手作業で実施
  • 月末の締め作業では上記Excel表をチェックし、各自がバックオフィス宛てにメールで提出
  • バックオフィス側では収集したExcel表をもとに、集計を実施した上で給与システムに連携

【解決策】

これらの問題点に対して、各クライアント企業に散らばったコンサルタントがいつでもどこからでも(スマホ・PC問わず)簡単に出退勤報告ができ、かつバックオフィスが手間と時間を掛けることなく集計作業を容易に実施できることをポイントに以下の仕組みを導入しました。

  • Slackという企業内チャットツールを導入し、日々の出退勤報告はチャット上でつぶやくだけ
  • 日々の出退勤情報の確認や修正は、チャットツール上で簡便に実施
  • バックオフィス側の集計もチャットツール上で自動収集されたデータを元に自動処理

【解決策】

これらの問題点に対して、各クライアント企業に散らばったコンサルタントがいつでもどこからでも(スマホ・PC問わず)簡単に出退勤報告ができ、かつバックオフィスが手間と時間を掛けることなく集計作業を容易に実施できることをポイントに以下の仕組みを導入しました。

  • Slackという企業内チャットツールを導入し、日々の出退勤報告はチャット上でつぶやくだけ
  • 日々の出退勤情報の確認や修正は、チャットツール上で簡便に実施
  • バックオフィス側の集計もチャットツール上で自動収集されたデータを元に自動処理

簡単に実施できるDX実践例

以上の仕組みを必要最小限の時間とコストで実現し、特に月末の締め処理ではそれまで数時間を掛けて行っていた業務を、わずか数分で完了させることができるようになったのです。

弊社のコンサルタントは普段、本社と物理的に離れた場所で業務を実施していることから結果的にテレワークと同等の就業環境にあったわけですが、テレワークでありがちな労務管理の課題を解決する参考としてもいただけると思います。

まとめ

以上、弊社のDX実施事例はいかがだったでしょうか?

日々、時間や手間の掛かっている業務を洗い出し、ITを活用した仕組みにより解決を図るという、とてもシンプルな事例ですがこれこそまさしくDXと呼べる事例なのではないかと考えています。

当然、DXを実現する上では事前に業務を見える化し、問題点を洗い出しておくことが必要になりますが、DXそのものをあまり難しく捉えず、まずは取り組みやすそうな課題から着手していくことをお勧めいたします。

今回のコロナ問題による影響はしばらく続くのではないかと予想されていますので、是非、テレワークを含むDXの実践を検討されてみてはいかがでしょうか。

無料WEB相談受付中!業務改善のお手伝いをさせていただきます。

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