販売管理業務のフローについて

 2017.08.30  ビジネスプロセス改革推進室

販売管理」は取引の要です。スムーズかつ正確な取引を実行するためには、販売管理業務プロセスの改善が重要となります。しかし、自社の販売管理業務フローを、理解していない上での業務改善は、必ず失敗します。

販売管理業務は、販売の広範囲にわたり様々な業務が存在するので、業務と業務の繋がりをつまり業務プロセスを可視化した上で、それぞれの影響を考慮しつつ改善を進めていかなければならないためです。

そこで今回は、販売管理の業務フローについて紹介していきたいと思います。まず、販売管理の大まかな業務フローについて簡単に説明します。

≪販売管理の大まかな業務フロー≫

  1. 受注管理…受注情報を管理し、見積書や契約書を発行する
  2. 出荷管理…受注情報に応じて出荷指示を出す
  3. 在庫管理…出荷情報を在庫情報に反映させる
  4. 請求管理…取引先への売掛金を管理し、代金回収を行う
  5. 進捗管理…受注から出荷までの進捗情報を管理する

それでは、それぞれの業務フローを細かく解説していきます。

受注管理

受注管理の流れは、顧客からの受注内容に応じて、見積書を作成し、顧客からの承認が下りれば契約書を発行して契約に至ります。営業で作成する見積もりはあくまで「概算見積」なので、「確定見積」は販売管理担当者が発行するケースが多くなります。契約書に関しても同様です。

見積書や契約書の発行で大切なことは、取引先ごとのフォーマットに対応し、かつ迅速な発行・送付を行うことです。従って、オンラインでの受注管理ができると、販売管理業務を大幅に効率化することができます。

顧客との見積書・契約書のやり取りでは、書類を複数回往復させることもあります。このため、紙文書かつ郵送でのやり取りでは、契約までに何かと時間がかかってしまいます。オンライン受注であれば、システム上で見積書・契約書を発行し、オンラインでやり取りすることも可能です。

電子署名システムと連携すれば、印紙代を削減することも可能です。

出荷管理

顧客からの受注内容をもとに、出荷指示を出し、顧客に商品が届くまでを管理するのが出荷管理です。ちなみに、注文商品の在庫数が足りていない場合は、仕入指示や生産指示を出し、その後出荷に至ります。

出荷管理において大切なことは、出荷と納品を1つのセットとして、顧客のもとへ必要な商品をスムーズに届けることにあります。そうして点で言えば、Amazonなどの翌日配達を行っている企業は、優れた出荷管理を行っていると言えます。

ただし、顧客にとってスムーズに商品が届く出荷管理を実現しようとするあまり、出荷や配送の負担が増加してしまうことが少なくありません。結果として、企業にマイナスで還ってくることが多いので、出荷管理の業務改善は慎重に行う必要があります。

ちなみに出荷管理においても、出荷指示書や納入書など、出荷と納品に必要な書類作成業務が発生します。受注管理同様に、システム上で書類作成をサポートする機能があると、販売管理業務を効率化できます。

在庫管理

出荷した商品情報は、在庫管理にしっかりと反映させることが大切です。出荷したのに在庫に反映されていない、あるいは出荷していないのに在庫情報が変わってしまっている、というような事態が発生すると、在庫はたちまち合わなくなり、適切な在庫管理ができなくなってしまいます。

実は、在庫管理は各業務フローの中で、最も経営に近い業務です。適正在庫が維持できない環境では、組織のキャッシュフローが悪化します。なぜなら、在庫とは現金化されていない会社の資産であり、在庫を出荷することで、キャッシュフローが回っていくためです。

そのため、適正在庫を維持できないと、在庫に過不足が生じてしまいます。在庫は多すぎると不良在庫になり、経営を圧迫します。在庫が少なすぎるとその分機会損失が多くなるので、在庫とは常に適正量を維持する必要があるのです。

しかし、適正在庫を維持することは、そう簡単ではありません。出荷情報を確実に反映させることはもちろん、仕入管理を徹底して、自社の在庫状況常に把握しておかければなりません。このため、在庫管理の業務改善を行う際は、販売管理の視点だけでなく、仕入管理の視点からも取り組む必用があります。

請求管理

請求管理とは、顧客が購入した商品に対する代金支払いを管理するための業務です。いわば、企業の利益の発生源でもあります。企業間取引のほとんどは、与信取引が基本です。このため、会社として売り上げが立つタイミングと、代金支払いがされるタイミングは同じではありません。

だからこそ、請求管理を行い、確実な代金回収を行う必要があります。

与信取引を行うということは、取引先を信用しているということですから、改めて請求管理を行う必要なないと考える企業もいます。しかし、請求管理を行っていなければ、自社にいつキャッシュが入るかがわからず、仕入計画を明確に立てることはできなくなります。

つまり請求管理は、単に代金回収を徹底させるためだけでなく、仕入計画や将来の投資計画など、経営戦略を立てる上でとても重要なのです。ちなみに、請求管理の業務は、会計システムと連携していることで、経理業務への負担を軽減することができます。

進捗管理

進捗管理とは、販売管理の各業務において進捗情報を確認し、必要に応じて軌道修正を行います。販売管理では受注から出荷までのプロセスが比較的シンプルなので、進捗管理の重要さは低い方です。

しかし、生産管理が絡むと進捗管理はかなり重要な業務となり、生産計画とのズレが生じたら、即座に軌道修正しなくてはなりません。進捗管理を正しく行うためには、各業務における情報を、リアルタイムに確認できる環境が必要です。

そのためには、販売管理業務をシステム化し、複数の情報を一つに集約することが大切です。

BPMシステムで、販売管理業務の可視化と改善を

ビジネスプロセス管理(BPM)システムとは、業務フローの可視化から再設計までを、システム上で行うことができるIT製品です。企業はBPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)という国際標準に準拠した業務フロー図を作成し、複雑な販売管理業務全体を可視化することが可能です。

BPMシステムを活用すると、迅速に、かつ直感で分かりやすい業務フロー図を作成することができます。さらに、システム上で業務フローを再設計し、それをそのままシステムに落とし込むことも可能です。再設計した業務フローをシステムに落とし込んだ後は、システム上の業務処理回数や、処理時間をモニタリングすることができ、業務改善の効果を測定することが可能です。

このように、BPMシステムを活用することは販売管理業務はもちろん、組織全体の業務改善を促進することができます。

まとめ

いかがでしょうか?今回は販売管理に業務フローについて、大まかに紹介しました。販売管理の業務改善を成功させることは、企業のQCD(品質、コスト、納期)を向上することに繋がります。すなわち顧客満足度を高めるということでもあり、ひいては利益拡大につながります。そのためには、まず自社の販売管理業務フローを明確に理解して、問題個所を特定し、有効な改善案を打ち出すことが重要です。

BPMシステムを導入し、迅速な業務フロー可視化と、再設計を実現させましょう。

業務課題への最速アプローチ手法 BPECとは

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