業務改善プロジェクトの負荷を軽減させるには?

 2021.07.13  ビジネス改革推進ポータル

本来、「業務改善活動の時間」は限りなくゼロに近い方がいいに越したことはありません。
そもそも経営者は「業務改善をしろ!」と言う割には、そのための予算やそこに割かれる時間を考慮することはほとんどありません。
「残業撲滅プロジェクト」を残業しながらやっているなんて言う笑い話もあります。

業務改善を主目的として会社に行っている人は、ほとんどいないでしょう。 いるとしたら業務改善の専門部署の人かプロジェクトの専任者くらいでしょう。 この専門部署や専任者だけで解決できるのであれば問題は無いのですが、 業務改善は業務担当の協力が必要で、専任者以外の人は自分の業務を やりながら業務改善活動をしなければなりません。 私たちの知る限りでは専任者は意外と少数で兼任の方が多く見受けられます。 そうなると尚更、業務改善に時間を費やすわけにはいきません。 業務改善活動を低負荷で進めるにはどうしたらいいでしょうか?

外部委託をすると負荷が軽減するのか

最も時間の掛からない方法は、外部のコンサルタントに依頼することです。
しかし全く掛からない訳ではありません。
これはコンサルタントによっても違うと思いますが、
かなりいろいろとやってくれるコンサルタントもいれば、
ほとんどやらせてアドバイスだけするコンサルタントもいます。

多くの方はコンサルタントに丸投げしたらほとんどやってもらえると思いがちですが、
蓋を開けてみたら意外とやることが多くて、思いの他負荷が高かったりもします。
しかしそれには理由があります。
コンサルタントを魔法使いのように期待する人が多いのですが、
さすがに心の中までは読めませんので、
そのためには現場の皆様にはいろいろとやっていただくことがあるのです。

コンサルタントに依頼するメリットはあります。
それはコンサルタントには業務改善のノウハウがあるので
自分でやると無駄になったりする時間が軽減されます。
また負荷がかかると言っても、やはり自分たちでやるよりは効率的です。

そしてデメリットは何といっても費用です。
それでも業務改善の予算があるなら外部に委託するのも解決策のひとつです。
ただ、業務改善活動が予算化されていない企業を多く見受けられます。
ですからここでは自前でやる場合にいかに時間をかけずに業務改善活動を実施するかです。

効率的な業務改善活動とは

業務改善にはなぜ時間がかかるか。以下が考えられます。

  • やみくもにヒアリングをする → ヒアリングの時間
  • ノウハウが無いため試行錯誤で実施する → 知らないが故の無駄な時間
  • 完璧を求め過ぎて過剰にやってしまう → 改善に関係ない調査時間

業務改善で重要なのは何といってもノウハウを習得することです。
そして大雑把でもいいのでなるべく早く問題点に達することです。
業務改善に100点は存在しません。
ところが100点取れないならやらない方がマシと思っている人が意外と多いのです。
80点なら十分過ぎる及第点です。
30点でもやらないよりマシだと思います。

上記の問題をひっくり返して以下の手順で進めるといいでしょう。

  • ヒアリングを極力避ける調査を考える → アンケート調査など
  • しっかりとノウハウを体得する
  • 完璧な調査を目指さず、30点でも50点でも身近な目標を立てて活動する

まとめ

問題を全部抽出しなければならない、
全ての業務のマニュアルを作らなければならない。
そんなことはできません!
業務は日々動いているのです。一過性のものもあります。
まずは早く取捨選択をして効率の良い業務改善活動を目指すべきです。

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