生産管理の業務フローとは

 2017.08.29  ビジネスプロセス改革推進室

ここでは、生産管理業務プロセスについて解説します。生産管理という業務は、顧客の受注から製品の製造、出荷までといった、非常に広範囲な領域で業務を行います。このため、生産管理の業務フローが明確になっていないという方も多いのではないでしょうか?

時には、生産管理担当者すら、自社の業務フローを理解していないといったケースもあります。しかし、生産管理において業務フローを明確に理解し、その上で業務改善に取り組むことは非常に重要です。

生産管理は、受注から生産、出荷を円滑に行うための「潤滑油」でもあるので、業務改善で効率化に成功すれば、相対的にQCD(品質、コスト、納期)が向上します。

では、生産管理の業務フローはどのようなものでしょうか?まずは、大まかな流れについて解説します。

≪生産管理の大まかな業務フロー≫

  1. 受注管理…顧客からの受注情報を管理し、見積や契約などを行う
  2. 生産計画…生産能力を把握した上で、各部署と調整し生産計画を立てる
  3. 生産指示…生産計画に応じた生産指示を出す
  4. 出庫指示…生産した製品の出庫指示を出す
  5. 進捗管理…生産計画に対する進捗情報を確認し、適切に管理する
  6. 出荷管理…出荷状況を追跡したり、顧客に製品が届くまでを管理する 

以上が生産管理の大まかな業務フローです。このように、業務フローを大別すると、案がい簡単な業務ではないかと考えます。しかし、実際は様々な業務が複雑に存在しているので、生産管理はかなり負担の高い業務だと言えます。ただし、生産全体に関与し、コントロールするので、やりがいのある仕事には間違いありません。

それでは、各業務フローの細かい業務内容について解説していきます。

受注管理

受注管理の業務を簡単に細分化すると、「見積もり」と「契約」と「情報管理」という3つの業務に分かれます。

見積りは生産管理だけでなく、営業が行うこともあります。しかし、営業が出す見積もりはほとんどの場合「概算見積」なので、最終的な「確定見積」は生産管理が出すことが多いでしょう。ちなみに見積もりは、取引先によってフォーマットが違うことが多いので、システム上にフォーマット登録機能があると、業務が迅速になります。

契約は主に契約書を発行し、取引先と複数回やり取りすることが多い業務です。契約内容の見直しなどが発生すると、その度に契約書を発行しなければなりません。このため、電子化された契約業務だと、印刷代や印紙代を削減できるというメリットがあります。

最後の情報管理は、受注内容を正確に管理し、生産計画作成をスムーズに行うために業務です。

生産計画

生産計画の作成は、受注内容に応じて生産スケジュールを立てるだけでなく、まずは必要な「生産能力」を把握するところから始まります。生産能力とは、製品を生産するための人員や設備、あるいは在庫スペースなどを指すものです。

必要な生産能力を把握するということは、受注内容に応じて、どれだけの人員を投下し、どの設備を使い、どれくらいの期間で生産できるかを表します。生産管理は受注から、生産能力を把握した上で、各部署と調整しつつ生産計画を立てていきます。

生産管理の業務の中で、この生産計画の作成が最も手間のかかる仕事かもしれません。各部署との調整や生産能力の手配が必要な生産計画では、自分のペースで業務を進めることができません。如何にして各部署の担当者とコミュニケーションを取り、迅速な生産計画を行えるかが重要です。

特に、他部署と十分にコミュニケーションが取れていない場合は、迅速な生産計画を行えないため、その分納期が遅延してしまいます。

生産指示

生産指示とは、生産計画に応じて生産開始の支持を出すという単純な業務ではありません。生産方式によっても異なりますが、生産指示は、適切なタイミングで製造各部に指示を展開していく必要があります。

「まずは調達指示」と考える方が多いでしょう。しかし、生産指示は必ずしも調達から始まるわけではありません。原材料や部品の引当可否を検討しながら、生産開始可能なものから順次生産指示を出していきます。このときも、仕掛け品の数は各部品の製造工程など、様々な要素を加味した上で、適切な指示を出していかなければなりません。

そうして順次生産指示を展開していき、生産計画に沿った製造を目指します。

出庫指示

出庫に必要な生産数が整ったら、出庫支持を出します。出庫指示の主な業務は、出庫指示書を作成し、担当部署に引き渡すことです。業務自体はかなりシンプルなものなので、複雑ではありません。大切なのは、出庫指示を出した後の出荷管理です。

出荷管理

生産管理の仕事は、製品を「作ってから出荷するまで」ではありません。「出荷してから顧客に届くまで」も生産管理の内です。このため、出庫指示を出してからの進捗を管理し、出庫が正常に行われているかを管理する必要があります。

製造業の現場では、出庫指示から出庫まで、スムーズに行われていないこともあります。製造している製品数が多いほど、その傾向は強くなるでしょう。出庫が少しでも遅れれば、納期に影響が出る可能性があります。特に、出庫のために事務作業が多い、規模の大きい会社ほど問題になるケースが多いでしょう。

このため生産管理は、出庫する製品が今どこにあるのか?いつ顧客のもとに届くのか?を把握しておく必要があります。しかし、生産システムと出庫システムが連携していないことで、出荷管理が難しいというのはよくある課題です。

進捗管理

進捗管理とは、生産計画に対して正常に製造を行えているか、様々な情報から管理するための業務です。業務フローの最後に位置しているのは、進捗管理が各業務フローで行う必要がある業務なためです。

生産計画に対して正常に製造が行えていない場合、企業のQCD(品質、コスト、納期)が低下していく傾向にあります。このため、進捗管理によって生産計画に遅延が出そうならば、原因を調査し、改善し、生産計画に反映していく必要があります。

このため、常に進捗管理を行うことが、生産管理にとって最も大切なことだと言えます。

業務フローを理解したら、業務改善に取り組む

自社の生産管理の業務フローを細部まで理解したら、自然と課題も見えてきます。どこに問題があって、どこに原因があるのか。さらに、それをどう解決すればいいのか。このように、生産管理全体の業務フローを理解することで、より効果の高い業務改善に取り組めるのです。

ですので、生産管理の業務フローを理解できたら、業務改善への取り組みをおすすめします。その際は、ビジネスプロセス(BPM)システムをぜひご活用ください。

BPMシステムは組織のあらゆる業務フローを可視化し、再設計し、そのままシステムへと落とし込むことができるIT製品です。さらに、業務改善後の効果をモニタリングすることで、改善が成功かどうかを判断し、次にアクションへ繋げていくことができます。

まとめ

生産管理に限らず、業務フローを理解することは、より良い業務フロー構築に不可欠なものです。現在、生産管理に課題があると感じている場合は、BPMシステムで業務フローを明確に理解し、効果の高い業務改善を行っていきましょう。

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