業務改善の効果を測定する

 2020.12.03  ビジネス改革推進ポータル

業務改善やシステム開発、RPAの導入などは、やりっぱなしになっている傾向はないでしょうか?やりっぱなしとは、改善活動をやって、システムを導入して、RPAを入れて、その効果が検証されていないということです。

改善活動の結果としてみんな喜んでいた。
システムがトラブルなく無事に導入された。
RPAを入れたらAさんが喜んだ。
こんな結果でいいのでしょうか?
少なくともこれらの行動にはいくらかの投資がされていると思います。
その効果は求められないのでしょうか?
そんなことはありません。
経営層は「それで、どのくらいの効果が出たのか?」と思っているはずです。

何を持って効果と言うのでしょうか?

そもそも効果とは何でしょうか?
分析にも定量分析と定性分析があるように、効果にも定量効果と定性効果があります。
定量と定性の違いは計れるものと計れないものということができます。

実は業務改善やシステム導入などは、そもそも定量分析をしていないことが多いのでその結果も計れていないということが多いです。
定量とは業務量が多いとか、件数が多いとかというようなもので、定性とはやりづらいとか、ミスにつながるとか、そのようなものです。

一般的にヒアリングだけで問題抽出をすると、ほとんどが定性的な問題の抽出となる傾向があります。そして業務改善やシステム導入の後には経営者から効果を求められます。その時に、「みんな楽になった」とか「便利になった」など、そのような報告をして経営者は納得するでしょうか?

何時間の削減ができたのか、費用対効果はどうなのかということが経営者の関心事だと思います。

だからこそそもそも定量分析が必要で、定量分析をしているからこそ効果を定量的に計ることができます。あらゆる活動は計れる効果が出てこそ意義があると言うことです。

仮設効果と実績効果

そこで活動の効果を算出することが必要になってくるのですが、効果検証は仮説効果検証と実績効果検証に分かれます。

効果次第で改善施策や導入するシステムも変わってくると思います。
正に費用対効果の話です。業務が詳細に定量化されていれば、改善施策やシステム機能が導入された時に期待値を算出します。
算出方法はいろいろあります。
効果が大・中・小で割合を決めて大雑把に算出する方法もありますし、作業時間ベースで効果を算出し、それを年間稼働時間で計算するような細かく割り出す方法もあります。

そして業務改善やシステム導入後にその期待値(目標値)がどこまで実現したかを再び定量分析を行って比較すると、効果があった/なかったことを知ることができます。
そもそも目標値が無ければ、何をもって成功/失敗と言っていいかわからないのです。

ちなみに、結果は期待通りもあれば、思ったより効果が出ていなかったり、期待以上の効果が出たりと様々ですが、その原因の検証も次の改善のためには必要なことです。

まとめ

効果検証は以下の手順で行うことをお勧めします。
1.まずは業務の数値を計ります
  → 推定比率法は低負荷で測定ができます。

2.施策による仮説効果を検証します
  → 例えばRPAを導入したと仮設してどのくらいの時間が削減されるかを計算します。

3.実績値を測定し目標の達成度合いを検証します
  → ストップウォッチで実測するのではなく、こちらも推定比率法で測定し改善前の数値と比較します。

4.未達成の場合の原因を探り次の改善へとつなげます

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