適切な「業務改善」ツール・システムとは?

 2019.01.28  ビジネスプロセス変革ポータル編集部

業務改善を進める上で、外せないキーワードとして、デジタル化があげられます。今や企業だけでなく行政もデジタル化を進めており、その変革の波は減速するどころか、ますます加速しています。
当サイトをご覧の方々も既に取り組んでいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化はもちろんのこと、業務フローの自動化、部門間連携の簡素化、マシンラーニングの活用などIT・デジタルの徹底活用で生産性を抜本的に向上させることが最終的な目的となっているのです。
しかしながら、思ったように成果がでないというお悩みをよく聞きします。
そこで今回は、なぜ成果がでないのか検証しながら、「業務改善」における適切なツールやシステム選びとは何かについて詳しく説明していきます。

合っていますか?お悩みと、ソリューション

「使い方を覚えるのに一苦労」
「全然楽じゃない」
「この部分こそ改善したいのに出来ないの?!」
「かえって手間が増えた」
「相変わらず残業している。。。」

当サイトに寄せられるお悩みとして、よくお聞きすることの1つに、ツールやシステムを入れたのに成果がでないという不満の声をお聞きします。
なぜ、ツールやシステムを入れたのに成果が出ないのでしょうか?

まず、どんなお悩みがあってツールやシステムを導入されたのか、よくお話を聞いてみますと、、、、、

  • 単純作業に時間がかかっていて、時間短縮したい。
  • ミスが多く発生していて、ミスをなくしたい。
  • 最新ドキュメントがどこにあるのかすぐに見つからず、探すのに時間がかかっている。
  • 調達から支払、注文から請求プロセスでのコラボレーションや自動化をしたい。
  • 作成中のファイル、このまま帳票にして送れないかなかぁ。
  • あ!数字が間違ってる。エクセル、伝票、請求書、全部直さなければ!一気に出来ると楽なのに。。。
  • 明日までにレポート作成しろと言われた。。。あの資料は、どこだっけ?残業確定だな。。。
  • システムやツールが多すぎだよ。このツールのパスワードは何だったけ?
  • 取引先との伝票や請求のやり取り、いつも時間がかかる。。。簡素化できないのかな。
  • この画像くださいと言われても、担当者辞めちゃったし、どこにあるのかわからない。
  • 入力の自動化されたけど、それを伝票におこしてプリントして郵送。一番時間がかかるところが改善されていない。。。

などなど、業務改善したいと思われている皆様のお悩みは実に様々です。
しかしながら、改善するポイントがずれていた為に、実際に導入されてもたいした成果があがらなかったという事態を引き起こしているのです。

例を1つあげてみましょう。
「RPA」を導入し入力業務を自動化したのでかなり業務改善できたはずだと思い込んでいたが、実際には残業時間はそんなに減らず、生産性の向上も全くできていなかった。
どうして成果が上がらなかったのでしょうか?

「お客様の入力内容を転記する」部分は自動化され、その部分は確かに改善されたといえます。しかし、そこから伝票を作成するのは別のシステムで、様式も違っていて、経理担当者が、お客様データの入ったシステムから、マニュアルで打ち込んで作成していたのです。さらに、営業部門では、経営陣から売上げを上げる為に必要なレポートを作成するように部長から依頼された部下が、経理部門や、カスタマーサービスの部門から、過去のデータや、伝票の数字、元のデータを探すのに時間がかかっていたのです。「RPA」が悪いのではありません。適切なソリューションではなかったというだけです。

適切な「業務改善」ソリューションとは?

残念ながら、これを入れれば全て解決するような万能のソリューションはありません。
お悩み別に、それに合った適切な「業務改善」できるソリューションが何かを最初に調べることが重要なのです。先ほど例に上げた失敗例を基にみてみましょう。

お客様も業務

お客様情報の入力を自動化したことで改善できた部分は全体の10%くらいです。この場合、部分部分での改善は出来ているのだと思いますが、多くのシステムを使っていてバラバラで、時間がかかっていることがわかります。

上記のような場合、決済部分をデジタル化し、データの受け渡しや部門関連系がスムーズにいくソリューションを導入すると、かなりの成果が見込めそうです。

全く何を優先すれば良いのかわからないなら、まずはプロにコンサルティングしてもらうのも手でしょう。

「業務改善」ソリューションで生産性を向上しよう

生産性の向上は、すべての企業にとって重要な経営課題の1つです。業務改善をするからには「生産性の向上」まで繋がっていかなくはなりません。確実に成果を出すためにも、安易にソリューションを導入する前に、まずは改善したいポイントを明確にし、優先順位をつけ、それにあったソリューションを探す事から始めましょう。

ポイントを明確にし、様々なソリューションを知ることで、必ず業務改善の成果をみこめるでしょう。

当サイトをご覧になっている皆様が業務改善を成功させ、生産性の向上につながっていけるよう、今後も様々な情報をお届けしていきます。

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