頓挫しがちな業務改善活動

 2021.04.14  ビジネス改革推進ポータル

昨今では、驚くほど業務改善がうまくいっていない企業が多いと聞きます。
そこで、何故うまくいかないかの要因を考えてみます。

  • 業務のヒアリングをしても担当者が必ずしも正確に伝えるとは限らない
  • 業務の棚卸は意外と骨が折れる
  • 定量分析をせずに業務改善をすると改善の効果がわからない
  • 業務課題が見えただけで業務改善ができた気になってしまう
  • 業務改善活動の結果、何も成果が出ない

これらの項目に思い当たることはないでしょうか?

見よう見まねでは業務改善はできない

よく考えてみましょう。
業務改善が一朝一夕でできるなら、コンサルティング会社って必要ないと思いませんか?
例えば本来自分たちでもできる業務改善活動を人手不足だからコンサルティング会社にアウトソースをしているのでしょうか?もしも業務改善をアウトソースするなら、そんなに高額な費用を払う必要は無いのではないでしょうか。

何故コンサルティング会社に高額な金額を支払って業務改善を依頼するかというと、そこにはコンサルティング会社ならではのノウハウとテクニックがあるからです。
ですから自社で業務改善活動を行うことは、如何に無謀であるかということがわかると思います。
ノウハウもテクニックも無く、本やネットで見よう見まねで業務改善をやってもうまく行くはずがありません。

それこそ業務改善の時間と労力をかけて、しかも部署を巻き込んでやっているので、その部署の労力もかかり、結果は何も変わらないということになっていないでしょうか?

この活動をどう評価しますか?
無駄どころかマイナスの活動ですね。

それではコンサルタントに依頼したら絶対に成功するかというと、これもまた微妙です。
「コンサルタントに業務改善を依頼したけど何も変わらなかった」
という話は、枚挙にいとまがありません。
コンサルタント出入禁止なんて会社もたくさんありました。
高額なコンサルティング費用を支払っても何も成果が出なかった会社の話です。

実はどんなに有名なコンサルティング会社でも、人によって当りはずれがあります。
業界や業務に精通しているテクニカルなコンサルタントなんてそんなにたくさんいるはずがありません。

そうであれば、テクニックやノウハウを身に着けて自社で業務改善活動をやった方が成功する確率は高いのです。
それは何故か? 
それは会社のことは働いている人間が一番良く知っているからです。

QCサークル活動を思い起こしてみる

改善施策を考えるには専門家の意見は必要ですが、自社の業務を棚卸して自社の業務課題を見つけ出し、改善の方向性を決めるくらいはノウハウとある程度のテクニックで出来るものだと思います。

業務改善を一過性のビッグイベントと考えるのでは無く、毎年少しずつ結果を出すような気持ちで繰り返しやっていくとテクニックが身に着いてきます。

一発勝負で業務改善をやるから、ほとんどが失敗業務改善活動になってしまうのです。

改善活動も当然
「どうして改善できなかった」
「どうして効果が出なかった」
途中で頓挫したのなら、
「どうして続かなかったのか」
を検証しながら毎年繰り返します。

正にQCサークル活動的に改善活動をやって行くのがベストです。
QCサークル活動の良いところは、『業務を改善する習慣』が身に付くと言う点です。
業務改善を近視眼的に考えるのでは無く、それこそ業務のルーティーンに加えるのです。

最近はまたQCサークル活動が見直されていると聞きます。
以前からずっと続けている会社もあるでしょうし、QCサークル活動を復活させている会社もあります。ただ、昔のQCサークル活動は、サークル活動をすることが目的だったよう気がします。
つまり改善できそうな課題を見つけて改善をするような感じです。
従来の「課題ありき」のQCサークル活動では無く、ゼロベースで課題を探り、それを改善するような新しい考えのQCサークル活動が必要になると思います。

まとめ

もしも業務改善活動をやった経験があるのなら、
それは成功したのか、失敗したのか、そして頓挫したのかを考えてみましょう。

業務改善活動には間違いなくテクニックが必要です。それを学ぶ必要があります。
そして一発で結果を出すのではなく、何度も繰り返すことで活動結果を評価していくと意味のある業務改善活動になると思います。

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