業務「効率化」から業務「自動化」の時代へ

 2020.01.07  ビジネスプロセス変革ポータル編集部

働き方改革の流れが一段と進み、いよいよ中小企業も対象に加速してきています。一方、各企業でも業務改善の取り組み日々実施している状況ですが、業務「効率化」から業務「自動化」へ移りつつあります。

ITテクノロジーの動向をウォッチしている調査会社各社も、2015年後半からRPA (Robotic Process Automation)やAI (Artificial Intelligence)の市場成長に注目し始め2019年は一段とその傾向が高まっています。

日本を代表する調査会社の1つである矢野経済研究所でも、「2018年度の国内RPA市場規模(事業者売上高ベース)を前年度比134.8%増の418億円と予測する。カテゴリー別に見ると、RPAツール製品は前年度比164.7%増の135億円(構成比32.3%)、RPA関連サービスは前年度比122.8%増の283億円(同67.7%)の見込みである。」と発表しています。

引用:日経新聞「矢野経済研究所、2018年度RPA市場の調査結果を発表

こうしたテクノロジーの進化は、いよいよ人手に頼っていた「手作業による業務」の領域に対して機械化・自動化の流れをもたらしています。

本稿では、なぜ業務の「自動化」に大きな期待が集まっているのかについて、その背景や、それを実現するRPAの概要についてご紹介します。

労働生産性の課題は根深い

企業では「働き方改革」の号令により、各社積極的に推進しようとしていますが、その取り組み方やポイントは様々です。たとえば非正規社員を正社員に登用したり、在宅勤務制度を導入してテレワークを推進するなどです。こうした中、特に取り組みを求められているのは長時間労働の抑制です。

しかしながら、今の業務をそのままに労働時間だけを短縮するだけでは、ビジネスや業務に支障が出てしまうのは間違いありません。さらにこの状況に追い打ちをかけているのが深刻な「人材不足」です。少子高齢化のさらなる進展によって、2065年には労働人口が現在の6割程度に落ち込むといわれています。

参考:みずほ総合研究所「少子高齢化で労働力人口は4 割減

さらに潜在的な課題もあります。日本の労働生産性は主要先進7ヵ国の中でも長年最下位であり、OECD(経済協力開発機構)加盟35ヵ国の中でも20位と非常に低い水準にある言った事実です。にもかかわらず平均年間労働時間が1,700時間以上もあるのですから、日本人は「働きすぎで生産性が低い」というのが世界から見た認識にあります。

働き方改革ともともと低い労働生産性という2つの要素が合わさり、まさに多くの企業や組織では本格的な効率化が不可避な状況になっているのです。

そこで注目され出したのがRPAやAIなど、手作業の自動化や判断が伴う業務の機械化により、一連の業務をそのまま自動化する試みです。

RPAが得意とする業務とは?

RPAが自動化してくれる範囲は、主にデータ集計や別のシステムへの転記や入力などの定型業務(ルーティンワーク)です。たとえば、経理部において各部門の経費使用状況をExcelドキュメントにまとめたものを、Webのシステムに転記するという定型業務があるとします。

この場合、複数のExcelドキュメントを開いてデータを集計、加工し、手作業にてWebシステムへ転記するのが一般的です。この作業に2人がかりで毎月丸1日かかっているとしたら、工数は16時間にもおよびます。実際は1日以上かかっているケースもあるでしょう。

こうした定型業務においてRPAが自動化するのは「ほぼすべてのPC内の作業」です。メールで受信したExcelドキュメントを開く、ファイル共有スペースのExcelドキュメントを開く、各Excelドキュメントのデータを集計、加工する、Webシステムにログインして転記する。RPAはこれらの作業をすべて自動化します。

このような業務の「自動化」はどのような効果を生むでしょうか?
まず、生産性が大幅に向上することで時間あたりの収益性がアップします。業務担当者は作業時間が削減された時間の分、よりコア業務に注力できるでしょう。それによって人件費の費用対効果も上がります。コア業務に集中することでモチベーションの向上や仕事の質も変化してくるでしょう。

このように、業務「効率化」はより大掛かりな取り組みが必要で効果を得るにも時間がかかったのに対し、業務「自動化」は即効性があり、かつ効果も大きいのです。だからこそRPAによる「業務自動化」への取り組みが注目されているのです。

業務の見直しが不可欠

RPAは単純手作業を自動化する意味で、大きな効果をもたらしてくれます。事実、大手金融機関など大きな業務改善効果を出している成功例も数々見られます。ただ、課題も明らかになってきています。

最も顕著な例は、単純作業かつ大量の業務量がある場合、自動化の効果は大きく出るのですが、経費生産や簡単な伝票の転記レベルの隙間時間で処理できる業務などでは効果が見えにくいという点です。

また、そもそも慣れ親しんでいる作業も、実は重複したデータ入力を行っているケースなども多く存在します。入力作業は自動化できても、確認作業は人間が行うようなことがあっては、RPAの利用効果は上がりません。

そのため根本的な改善には、従来のアプローチのように「現状分析」や「業務のフロー見直し」が不可欠であり、目先の自動化に走ることで、むしろシステムやツールに溢れて、管理が行き届かなくなる恐れもあります。

ポイントは、現在の状況把握や業務分析を迅速に行い、優先度の高い課題から適切に対応することで効果を最大化することと言えます。

業務の見える化が鍵

業務改善はいろいろなアプローチがあり、現場主導で負担の多い業務をシステム化することや、そもそもアウトソーシングできる業務は思い切ってサービスを利用することで、貴重な人員をコア業務に振り分けることも可能です。

そこで重要なのが「業務の見える化」と「システム化状況の把握」です。

自社で本業を抱えながら調査・分析を行うことは決して効率的ではなく、また他社で成果を上げている手法を取り入れると言った観点からも外部コンサルティングの利用は効果的です。

本サイトでは、業務内容やプロセス、システム化状況を把握できる「今どこ診断」や業務の見える化ツール「BPEC」などをご紹介しています。ご興味のある方は是非ご連絡ください。

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